Avant de se lancer dans l'emailing, il y a quelques règles à connaître et à respecter :

La CNIL prévoit que les personnes auprès desquelles sont collectées des données à caractère personnel soient informées sur chaque formulaire :

• de l’identité du responsable de traitement
• de leur droit d'accès et de rectification aux données collectées
• des destinataires des informations collectées
• du caractère obligatoire ou facultatif des informations collectées et des conséquences d'un défaut de réponse
• de la finalité du traitement des données collectées.

Offrez dans chaque message une possibilité de désinscription par tous moyens: retrait en ligne de la liste des emails, envoi d'un message avec accusé de réception, ou simple clic figurant dans le message commercial.

Attention : les réclamations reçues par la CNIL font apparaître que les liens de désinscription ne fonctionnent pas toujours, lorsqu'ils existent.

Indiquez sur la page de désinscription le nom et les coordonnées du responsable du traitement et du propriétaire du fichier source s'il est différent.

Chaque message commercial devra préciser l’identité de la personne pour le compte de laquelle le message est envoyé.

Pour l''envoi de lettres d'information, assurez-vous de l'inscription préalable de la personne et prévoyez une facilité de désabonnement à chaque envoi.

Attention : les réclamations reçues par la CNIL montrent qu'aucune entreprise n'est à l'abri de l'envoi par erreur de la liste des emails de destinataires, ce dont les "spammeurs" ont tôt fait de profiter.

Déclarez votre fichier d’emails auprès de la CNIL conformément à l'article 23 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Tout manquement à cette obligation est sanctionné par l'article 226-16 du Code pénal.

Pour la déclaration et la mise en conformité de vos fichiers, vous pouvez solliciter l'appui et le conseil en règlementation de tosend.

Dans le cas d’une prospection par emails dans le cadre professionnel , la règle de l'obligation de consentement ne s'applique pas dans les cas suivants:

• l’email est de type générique (par exemple info@, contact@, commande@...)
• l’email professionnel est nominative (par exemple nom.prenom@nomdelasociete.fr) à la double condition que :
  • le professionnel ait été informé lorsqu’il a communiqué son adresse électronique de la possibilité de s’opposer gratuitement à toute utilisation commerciale de ses coordonnées
  • l’objet de la sollicitation soit en rapport avec les fonctions exercées à titre professionnel par le destinataire du message
• dans le cas d’une prospection autre que commerciale, par exemple politique, associative, religieuse ou caritative, la personne concernée doit avoir été préalablement informée de l’utilisation de son adresse à de telles fins et avoir été mise en mesure de s’opposer à cette utilisation.
• dans le cas d'une relation client/entreprise existante si le produit proposé est analogue à ceux de l'échange commercial antérieur

Dans tous ces cas de figure, l'internaute doit pouvoir exercer son droit d'opposition, la CNIL recommande que le droit d’opposition puisse s’exercer directement à partir du formulaire de collecte par l’apposition d’une case à cocher.

Emailing en B to C

Les adresses emails de votre base de données doivent avoir été collectées en opt-in. Vous ne pouvez pas envoyer d’email à un internaute sans son consentement.

Il est ainsi interdit de récolter des adresses emails nominatives sur les espaces publics d’internet (sites web, annuaires, sites communautaires, forum, blog...).

Le recueil de l'accord du destinataire peut être effectué selon les modèles fournis par les codes de déontologie du SNCD et de l’UFMD . Le consentement peut ainsi être obtenu par le biais d’une case à cocher sur le formulaire de collecte avec mention explicite de la finalité, ce qui constitue une préconisation constante de la CNIL.

Si vous utilisez un fichier d’email loué ou acheté, assurez-vous contractuellement que les emails sont opt-in actifs